Masz bazę kontaktów, ale od dłuższego czasu nic się z nią nie dzieje? Adresy są zapisane w systemie, formularzach, CRM-ie albo w arkuszu, a newsletter wciąż pozostaje na liście rzeczy, którymi “zajmiesz się później”? Jeśli prowadzisz małą firmę, doskonale wiesz, jak wygląda takie “później”. Najpierw trzeba zrobić to, co przynosi pieniądze tu i teraz, odpowiedzieć na wiadomości, ogarnąć klientów, wystawić faktury, przygotować ofertę, a dopiero potem przychodzi czas na marketing. Tyle że ten moment bardzo często po prostu nie nadchodzi. 

Szkoda, bo baza kontaktów może być jednym z wartościowszych zasobów, jakie już masz. Nie chodzi oczywiście o samą liczbę adresów e-mail, ale o osoby, które stoją za tymi adresami. To osoby, które w pewnym momencie zainteresowały się Twoją firmą, pobrały materiał, zapisały się na newsletter, pytały o ofertę, albo skorzystały z Twoich usług. Nie każdy kontakt zostanie klientem i nie każdy będzie zainteresowany tym, co aktualnie oferujesz, ale część tych osób może wrócić do Ciebie wtedy, kiedy pojawi się odpowiednia potrzeba. 

Dlatego właśnie warto zacząć traktować bazę kontaktów nie jak cyfrową szufladę, ale jak kanał komunikacji, o który warto regularnie dbać. 

Baza kontaktów to nie tylko lista adresów

Wyobraź sobie, że przez kilka lat prowadzenia firmy zapisujesz numery telefonów osób, które pytały o Twoją ofertę, korzystały z usług albo chciały dowiedzieć się czegoś więcej. Trudno byłoby uznać, że taki notes nie ma żadnej wartości tylko dlatego, że nie każdy numer oznacza pewną sprzedaż. 

Z bazą e-mailową jest podobnie. Problem polega na tym, że łatwiej o niej zapomnieć. Adresy nie zajmują miejsca na biurku, nie przypominają o sobie i nie pytają, kiedy się wreszcie odezwiesz. Mogą więc spokojnie leżeć miesiącami, a nawet latami, podczas gdy Ty w tym czasie zdobywasz nowych obserwujących, publikujesz posty i próbujesz dotrzeć do kolejnych osób. 

Tymczasem masz już grupę ludzi, którzy wykonali jakiś krok w stronę Twojej marki. Warto tę relację podtrzymywać, zamiast liczyć na to, że odbiorca sam sobie o Tobie przypomni dokładnie wtedy, kiedy będzie potrzebować Twojej oferty. 

Nie oznacza to jednak, że baza kontaktów nadaje się od razu do wysyłki newslettera. Zanim zaczniesz komunikację, warto sprawdzić, skąd pochodzą adresy i czy masz odpowiednią podstawę do wysyłania do nich komunikacji marketingowej. Sam fakt posiadania czyjegoś adresu e-mail nie oznacza automatycznie zgody na otrzymywanie newslettera. Warto zadbać również o możliwość łatwego wypisania się z listy oraz o przejrzyste zasady przetwarzania danych.

Newsletter – co to właściwie jest?

Newsletter kojarzy się czasem z kolejną formą reklamy, która regularnie pojawia się w skrzynce odbiorczej. Może być jednak czymś znacznie bardziej użytecznym. Jest to doskonały sposób na regularną komunikację z osobami, które chcą mieć kontakt z Twoją marką. 

W newsletterze możesz dzielić się wiedzą, odpowiadać na pytania, pokazywać ciekawe rozwiązania, informować o nowych treściach na blogu, opowiadać o tym, co dzieje się w firmie, a przy okazji przedstawiać swoją ofertę. Nie każda wiadomość musi prowadzić bezpośrednio do zakupu. Czasem jej największą wartością będzie to, że odbiorca pomyśli: “O, właśnie tego potrzebowałem”.

To jest bardzo ważne, szczególnie w przypadku małej firmy. Nie zawsze wygrywa ten, kto najgłośniej mówi o swojej ofercie. Często większe znaczenie ma to, kto regularnie pojawia się w świadomości odbiorcy i przez dłuższy czas buduje zaufanie. 

Dlaczego regularna komunikacja ma znaczenie?

Prowadząc firmę, łatwo wpaść w pułapkę myślenia, że skoro ktoś zapisał się na newsletter pół roku temu, to przecież wie, czym się zajmujesz. Problem w tym, że odbiorca ma własne życie, pracę i obowiązki i kilkadziesiąt innych rzeczy, które każdego dnia walczą o jego uwagę. To, że ktoś był zainteresowany Twoją ofertą sześć miesięcy temu, nie oznacza, że dzisiaj dokładnie pamięta, co robisz. 

Regularna komunikacja pozwala podtrzymać ten kontakt. Dzięki niej możesz stopniowo pokazywać swoją wiedzę, sposób pracy i podejście do klientów, zamiast pojawiać się raz na kilka miesięcy z wiadomością w rodzaju “Mam nową ofertę!”

E-mail ma przy tym jedną dużą przewagę nad wieloma kanałami społecznościowymi: trafia bezpośrednio do skrzynki odbiorczej. Oczywiście nie daje to gwarancji, że każda wiadomość zostanie przeczytana. Na pewno znasz tą sytuację, kiedy skrzynka odbiorcza ma już własne życie i kilkadziesiąt wiadomości czeka na “później”. Mimo to newsletter daje Ci możliwość systematycznego budowania własnego kanału komunikacji, niezależnego od tego, czy konkretny post zostanie akurat pokazany odbiorcy. 

Regularność nie musi zresztą oznaczać wysyłania wiadomości co tydzień. Jeśli wiesz, że realnie jesteś w stanie przygotować wartościowy newsletter raz na dwa tygodnie lub raz w miesiącu, zacznij właśnie od takiego rytmu. Znacznie lepiej działa rozsądny plan, którego możesz się trzymać, niż ambitny harmonogram. Który po kilku tygodniach zacznie Cię męczyć. 

Newsletter służy przede wszystkim budowaniu relacji

W newsletterze chodzi o coś więcej niż samo przypominanie, że Twoja firma istnieje. To przestrzeń, w której możesz stopniowo budować relację z odbiorcą. 

Pomyśl o tym jak o normalnej rozmowie. Jeśli odzywasz się do kogoś wyłącznie wtedy, kiedy chcesz coś sprzedać, trudno oczekiwać, że każda kolejna wiadomość spotka się z entuzjazmem. Jeśli natomiast wcześniej dzielisz się wiedzą, odpowiadasz na pytania i pomagasz rozwiązywać problemy, z czasem powstaje zupełnie inny rodzaj kontaktu. 

Odbiorca zaczyna kojarzyć Twoją formę z konkretną wiedzą i sposobem działania. Wie, czego może się po Tobie spodziewać. Być może jeszcze nie potrzebuje Twojej usługi, ale kiedy pojawi się problem, w którym możesz pomóc, jest znacznie większa szansa, że właśnie wtedy przypomni sobie o Twojej formie. 

To jeden z powodów, dla których newsletter może być szczególnie wartościowy dla małych firm. Nie musisz konkurować wyłącznie z budżetem reklamowym. Możesz budować przewagę poprzez relację, wiedzę i regularny kontakt. 

Co wysyłać, żeby newsletter nie zamienił się w katalog reklam?

Tu pojawia się pytanie, które prawdopodobnie prędzej czy później sobie zadasz. “O czym ja właściwie mam pisać?”.

Na szczęście odpowiedź najczęściej znajduje się znacznie bliżej niż Ci się wydaje. Nie musisz codziennie wymyślać genialnego tematu, który zachwyci pół internetu. Masz już mnóstwo materiału w swojej codziennej pracy. 

Pomyśl o pytaniach, które regularnie słyszysz od klientów. Zastanów się, jakie błędy pojawiają się najczęściej, co trzeba tłumaczyć, jakie problemy wracają w rozmowach albo jakie decyzje sprawiają odbiorcom największą trudność. Każde z takich pytań może stać się tematem newslettera. 

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, możesz wyjaśniać skomplikowane kwestie prostym językiem. Jeśli tworzysz strony internetowe, możesz pokazywać, na co zwrócić uwagę przed zleceniem wykonania strony. Jeśli zajmujesz się organizacją pracy, możesz dzielić się sposobami na uporządkowanie codziennych obowiązków. Jeśli sprzedajesz produkty, możesz pomagać w wyborze odpowiedniego rozwiązania zamiast ograniczać komunikację do informacji o kolejnej promocji. 

W ten sposób newsletter zaczyna pracować na Twoją markę również wtedy, kiedy nie sprzedajesz konkretnej usługi. 

Sprzedaż bez nachalności jest możliwa

Oczywiście newsletter powinien również wspierać sprzedaż. W końcu prowadzisz firmę, a nie działalność charytatywną polegającą na bezpłatnym wysyłaniu ciekawych maili. 

Nie ma nic złego w tym, że w newsletterze przedstawiasz swoją ofertę. Problem pojawia się dopiero wtedy, kiedy każda wiadomość sprowadza się do komunikatu “kup teraz”. 

Dużo naturalniej wygląda sprzedaż, która wynika z wcześniejszej komunikacji. Jeśli przez kilka tygodni poruszasz konkretny problem, pokazujesz możliwe rozwiązania i dzielisz się doświadczeniem, możesz w pewnym momencie powiedzieć: “Jeśli właśnie z tym się mierzysz, mam usługę, która może Ci pomóc”.

To nadal jest sprzedaż, ale odbiorca zna już kontekst i może samodzielnie ocenić, czy oferta odpowiada jego sytuacji. 

Warto również pamiętać, że wezwanie do działania nie zawsze musi brzmieć “Kup teraz”. Możesz zaprosić do przeczytania artykułu, sprawdzenia szczegółów usługi, zapisania się na konsultację czy odpowiedzi na wiadomość. Najważniejsze, żeby odbiorca wiedział, co może zrobić dalej, jeśli temat go zainteresował. 

Dzięki temu newsletter nie musi przypominać nachalnego sprzedawcy, który właśnie wszedł do Twojego salonu i nie zamierza wyjść, dopóki nie kupisz. 

Zanim zaczniesz wysyłać uporządkuj bazę

Jeśli Twoja baza przez dłuższy czas pozostawała bez kontaktu, nie zaczynaj od wysyłania wielkiego maila do wszystkich osób naraz. Najpierw sprawdź, co właściwie znajduje się na liście. 

Zastanów się, skąd pochodzą kontakty i czy sposób ich pozyskania pozwala CI legalnie prowadzić do nich określoną komunikację. Warto również sprawdzić, czy dane są aktualne i czy masz możliwość podziału odbiorców na grupy. Nie zawsze wszyscy potrzebują dokładnie tych samych informacji. 

Możesz na przykład oddzielić osoby, które dopiero poznają Twoją firmę, od obecnych klientów albo osób zainteresowanych konkretną usługą. Dzięki temu z czasem możesz przygotować bardziej dopasowane wiadomości, zamiast wysyłać wszystkim dokładnie to samo. 

Warto też zrobić porządek z nieaktywnymi kontaktami. Jeśli ktoś od bardzo dawna nie otwiera wiadomości, niekoniecznie oznacza to, że trzeba go natychmiast usunąć, ale może to być sygnał, żeby zastanowić się nad jakością bazy i sposobem prowadzenia komunikacji.

Nie potrzebujesz skomplikowanej strategii

Jednym z powodów, dla których newsletter często nie powstaje, jest przekonanie, że najpierw trzeba przygotować rozbudowaną strategię, zaplanować kilkanaście automatyzacji i stworzyć kalendarz komunikacyjny na najbliższy rok. 

No, nie 🙂

Na początku wystarczy znacznie prostszy plan. Zastanów się, do kogo chcesz mówić, jakie problemy możesz pomóc rozwiązać i jak często jesteś w stanie przygotować wartościową wiadomość. Następnie wybierz kilka stałych obszarów tematycznych, żeby nie zaczynać za każdym razem od pustej kartki. 

Dobrym punktem wyjścia może być zasada, że newsletter przede wszystkim pomaga, a dopiero przy okazji sprzedaje. Możesz edukować, inspirować, odpowiadać na pytania i pokazywać swoje doświadczenie, a kiedy pojawia się oferta pasująca do poruszanego tematu, po prostu o niej wspomnieć. 

Nie musisz też od razu robić wszystkiego perfekcyjnie. Pierwsze wiadomości mogą być proste. Z czasem zobaczysz, jakie tematy cieszą się zainteresowaniem, na jakie wiadomości odbiorcy reagują i czego faktycznie potrzebują. 

Audyt procesów w małej firmie – jak odzyskać czas?

Newsletter i blog mogą grać do jednej bramki

Jeśli prowadzisz bloga, newsletter może być świetnym sposobem na wykorzystanie treści, które już tworzysz. Zamiast publikować artykuł i liczyć na to, że ktoś przypadkiem na niego trafi, możesz poinformować o nim osoby znajdujące się na Twojej liście. 

Działa to również w drugą stronę. Pytania, które pojawiają się w odpowiedziach na newsletter, mogą stać się inspiracją do kolejnych artykułów. W ten sposób jeden temat może pracować na kilku kanałach, a Ty nie musisz za każdym razem wymyślać całkowicie nowej treści. 

Możesz więc stworzyć prosty obieg: pytanie od klienta staje się tematem artykułu, artykuł trafia do newslettera, newsletter prowadzi do bloga, a przy okazji możesz pokazać usługę, która pomaga rozwiązać opisany problem. 

To znacznie bardziej praktyczne podejście niż ciągłe zastanawianie się, “co dziś wrzucić na social media”.

Co warto zautomatyzować w małej firmie? 15 przykładów

Twoja baza kontaktów może pracować razem z Tobą

Jeżeli prowadzisz małą firmę, prawdopodobnie nie masz czasu na prowadzenie dziesięciu kanałów komunikacji z taką samą intensywnością jak duża marka. I wcale nie musisz tego robić. 

Warto natomiast zadbać o tematy, które już masz i które mogą realnie wspierać biznes. Jeśli masz bazę kontaktów, szkoda pozwolić jej bezczynnie leżeć przez kolejne miesiące. 

Newsletter nie zagwarantuje Ci, że każda wiadomość zakończy się sprzedażą. Nie sprawi też magicznie, że każdy odbiorca stanie się lojalnym klientem. Jego siła polega na czymś bardziej długofalowym: pozwala regularnie pojawiać się w świadomości osób, które już wykazały zainteresowanie Twoją firmą. 

Możesz dzięki niemu dzielić się wiedzą, budować zaufanie, przypominać o swojej ofercie i być bliżej osób, które być może jeszcze nie są gotowe na zakup. A kiedy pojawi się odpowiedni moment, nie musisz zaczynać relacji od zera. 

Dlatego jeśli Twoja baza kontaktów od dawna pozostaje niewykorzystana, warto zrobić z nią porządek. Sprawdź, jakie kontakty już masz, uporządkuj listę, zweryfikuj podstawy do komunikacji i zastanów się, jakie informacje mogą być naprawdę pomocne dla odbiorców. 

A jeśli czujesz, że ten obszar w Twojej formie trochę Cię przerasta, albo po prostu nie masz czasu, żeby się nim zająć — możesz się ze mną skontaktować. Pomogę Ci uporządkować bazę kontaktów, zaplanować komunikację i znaleźć sposób na newsletter, który będzie dopasowany do Twojej firmy i realnych możliwości.