Prowadzisz własną firmę, ale masz wrażenie, że większość dnia znika na tzw. “drobiazgi”? Odpowiadasz na maile, wystawiasz faktury, szukasz dokumentów, pilnujesz terminów, poprawiasz stronę, przygotowujesz materiały dla klientów, a na koniec dnia znowu odkładasz na później działania związane z rozwojem?

To wszystko świadczy o tym, że nie potrzebujesz kolejnej listy zadań, ale audytu procesów w małej firmie. 

Taki audyt pozwoli ci sprawdzić, na co naprawdę przeznaczasz swój czas, które czynności są potrwałe, gdzie pojawiają się opóźnienia i co można usunąć, uprościć, zautomatyzować albo delegować. Dzięki temu łatwiej odzyskać czas na sprzedaż, pracę z klientami i rozwój biznesu. 

Dlaczego w małej firmie ciągle brakuje czasu?

W mikrofirmie właściciel jest często jednocześnie specjalistą, handlowcem, administratorem, osobą od finansów, marketingu i technologii. 

Problem nie zawsze polega więc na tym, że pracujesz za mało efektywnie. Twój czas może znikać dlatego, że zbyt wiele różnych ról jest skupionych w jednej osobie. Jednego dnia zajmujesz się klientem. Chwilę później przerywasz pracę, żeby odpowiedzieć na wiadomość. Następnie przypominasz sobie. o niezapłaconej fakturze. Potem szukasz dokumentu, którego w żaden sposób nie możesz znaleźć. Na koniec pojawia się poprawka na Twojej stronie, bo zauważasz, że masz literówkę. 

Każde zadanie z osobna może wydawać się niewielkie. Ale problem pojawia się wtedy, gdy takich zadań sa dziesiątki. W efekcie – firma działa, ale Ty nie masz czasu, żeby ja rozwijać. 

Właśnie dlatego warto spojrzeć na codzienną pracę jak na zestaw procesów, a nie przypadkowych obowiązków. 

Czym jest audyt procesów w małej firmie?

Audyt procesów to przyjrzenie się temu, jak w praktyce wykonywana jest praca za pomocą pewnego systemu. I nei chodzi tu o skomplikowany dokument, ani wielogodzinną analizę. Mozna to zacząć od prostych pytań:

• co robię codziennie?
• co robię co tydzień lub co miesiąc?
• które zadania powtarzam?
• co zajmuje mi najwięcej czasu?
• co najczęściej przerywa moją prac?
• gdzie muszę klikać, żeby sprawdzić te same informacje?
• co wymaga ode mnie ręcznego przepisywania danych?
• jakie zadania odkładam, bo cą czasochłonne lub techniczne?
• co mogłaby zrobić za mnie inna osoba?

Celem tych pytań nie jest znalezienie sposobu na to, by pracować jeszcze więcej, albo znaleźć sobie kolejną cudowną aplikację do ogarniania. 

Celem jest ustalenie, które zadania naprawdę wymagają Twojego zaangażowania. 

Od czego zacząć audyt procesów?

Spisz wszystkie powtarzalne zadania

Zacznij od obserwacji typowego tygodnia. Nie analizuj od razu całej firmy, ale wybierz kilka dni i zapisuj wykonywane czynności. 

Przykładowo:

• odpowiadanie na wiadomości, 
• przygotowywanie ofert, 
• wystawianie faktur, 
• sprawdzanie płatności, 
• kontakt z klientami, 
• przygotowanie materiałów, 
• publikowanie treści, 
• aktualizowanie strony, 
• przygotowanie newslettera, 
• organizaowanie spotkań, 
• szukanie dokumentów, 
• kontakt z podwykonawcami, 
• pilnowanie terminów. 
• tworzenie raportów. 

Warto też zapisać zadania, które zajmują “tylko kilka minut”, bo to właśnie one potrafią tworzyć znaczną część niewidzialnej pracy. 

Zmierz czas, a nie tylko liczbę zadań

Samo stwierdzenie “dużo czasu zajmują mi maile” niewiele jeszcze mówi. Sprawdź konkretnie, jaka zajmuje Ci najwięcej czasu pojedyncza czynność i jak często ją wykonujesz w ciągu miesiąca. 

Przykład:

Wystawienie i wysłanie faktury zajmuje Ci 10 minut. Robisz to 20 razy w miesiącu. To już ponad 3 godziny miesięcznie. 

Jeśli do tego dochodzi przygotowanie dokumentów do księgowości, pilnowanie płatności i szukanie informacji potrzebnych do rozliczeń, okazuje się, że “tylko faktury” mogą zajmować znacznie więcej czasu, niż początkowo się wydawało. 

Dlatego właśnie warto spojrzeć na zadania w skali miesiąca, a nie na pojedyncze wykonanie. 

Kalkulator utraconego czasu

Samo zmierzenie czasu to dobry początek. Ale jeszcze ciekawsze jest pytanie: Ile ten czas Ciebie kosztuje?

W tym celu przygotowałam Kalkulator utraconego czasu. Jest to bezpłatne narzędzie w formie arkusza Google, w którym możesz wpisać swoją stawkę merytoryczną, a następnie dodać czynności, które regularnie wykonujesz. Przy każdym zadaniu określasz częstotliwość, czas potrzebny na wykonanie oraz odpowiadasz na pytanie, czy rzeczywiście musisz je robić osobiście. Kalkulator przelicza następnie czas poświęcany na te czynności na realny koszt i pomaga zobaczyć, gdzie pojawiają się największe straty.

Sprawdź ile kosztuje Cię poświęcony na powtarzalne zadania czas – skorzystaj z Kalkulatora utraconego czasu

Rozpoznanie czynności, które robisz powtarzalnie, to ważny element audytu i krok w stronę wolności oraz rozwoju. Bo kiedy myślisz “Publikacja artykułu zajmuje mi tylko 20 minut”, nie zawsze widzisz problem. Ale kiedy dodasz częstotliwość, przygotowanie materiału, formatowanie, publikację, sprawdzenie linków i poprawki, możesz odkryć, że w skali miesiąca jest to kilka godzin. A kilka godzin miesięcznie to z kolei czas, który można przeznaczyć na sprzedaż, pracę z klientami, albo rozwój formy. 

Jak działa kalkulator?

Obsługa samego narzędzia jest banalnie prosta.

Po pierwsze: określasz swoją godzinową stawkę merytoryczną. 

Po drugie: wpisujesz czynności, które Cię spowalniają (te powtarzalne zadania, jakie spisałeś/spisałaś na samym początku). Przy każdej z nich podajesz:

• ile razy w miesiącu ją wykonujesz, 
• ile minut zajmuje Ci jedno wykonanie, 
• czy rzeczywiście tą czynność musisz zrobić Ty. 

Po trzecie: arkusz pokazuje łączny czas poświęcany na te czynności oraz ich koszt.
Wśród przykładowych zadań mogą pojawić się faktury, newsletter, publikacja bloga, czy porządkowanie skrzynki pocztowej. 

Najważniejsze pytanie jednak brzmi: “Czy to musisz być Ty?”. Bo to właśnie tutaj zaczyna się prawdziwy audyt procesu. 

Nie każde zadanie, które potrafosz zrobić, powinno być wykonywane przez Ciebie

To bardzo ważna rzecz, jaką warto sobie uświadomić. Jako właściciel mikrofirmy możesz umieć:

• wystawić fakturę, 
• zaktualizować WordPressa, 
• wysłac newsletter, 
• uporządkować dokumenty, 
• przygotować kalendarz, 
• opublikować artykuł,
• sprawdzić skrzynkę, 
• skoordynować podwykonawcę. 

Ale zasadnicze pytanie nie brzmi: „czy to potrafisz”, ale “czy Twoja firma potrzebuje, żebyś robił to osobiście?”

Jeśli jesteś ekspertem, trenerem, projektantem, konsultantem, fotografem, prawnikiem, księgowym czy innym specjalistą, Twoja najbardziej wartościowa praca prawdopodobnie wymaga Twojej wiedzy, doświadczenia i decyzji. Obsługa administracyjna czy techniczna zazwyczaj jest konieczna, ale nie musi być wykonywana przez Ciebie. 

Co zrobić z zadaniami znalezionymi podczas audytu?

Kiedy masz już całą listę czynności pochłaniających najwięcej czasu, nie zaczynaj od delegowania wszystkiego. Podziel zadania na cztery grupy.

Usuń

Zastanów się czy dana czynność jest w ogóle konieczna. Przedsiębiorcy często wykonują zadania z przyzwyczajenia. Ale jeśli coś nie przynosi wartości klientowi, firmie, ani Tobie, być może można po prostu przestać to robić. 

Uprość

Jeśli zadanie jest potrzebne, sprawdź, czy możesz skrócić proces. Zadaj sobie pytania:

• czy informacje związane z zadaniem są w jednym miejscu?
• czy masz gotowy szablon?
• czy nie przepisujesz ręcznie danych, które są już w innym systemie?
• czy tą samą kontrolę wykonujesz kilka razy?

Czasami największa oszczędność daje nie nowe narzędzie, ale prostszy sposób pracy. 

Automatyzuj

Automatyzacja ma sens przede wszystkim przy zadaniach powtarzalnych i przewidywalnych. Może warto ograniczyć ręczne przepisywanie informacji, przypominanie o terminach, czy wykonywanie tych samych czynności w kilku miejscach. Pamiętaj jednak o kolejności: najpierw uporządkuj proces, później go automatyzuj. Jeżeli proces jest niepotrzebny albo źle zaprojektowany, automatyzacja może jedynie utrwalić problem. 

Deleguj

Tu znajdą się zadania, które muszą byc wykonane, ale nie wymagają Twojej osobistej pracy. I właśnie tutaj zaczyna się przestrzeń dla wsparcia operacyjnego. 

Jakie zadania w małej firmie mozna delegować? 

Nie istnieje jedna lista odpowiednia dla każdego przedsiębiorcy. Warto jednak przyjrzeć sie zadaniom administracyjnym, organizacyjnym i technicznym. W przypadku oddelegowania zadań w moje ręce mogą to być między innymi:

• porządkowanie dokumentów i obiegu informacji,
• zarządzanie skrzynką e-mail i filtrowanie priorytetów,
• wystawianie faktur,
• monitorowanie terminów płatności,
• kompletowanie dokumentacji dla biura rachunkowego,
• aktualizowanie WordPressa,
• publikowanie gotowych treści,
• konfiguracja systemów mailingowych,
• pilnowanie harmonogramu newslettera,
• techniczna obsługa publikacji w social mediach,
• koordynacja podwykonawców,
• pilnowanie terminów projektów.

Nie ograniczam się przy tym do przejmowania pojedynczych zadań. Moja oferta obejmuje również diagnozę obecnej organizacji pracy, porządkowanie procesów i dokumentów oraz automatyzację codziennej pracy. To o tyle ważne, że delegowanie źle uporządkowanego procesu może nie rozwiązać problemu. Najpierw trzeba wiedzieć, co, dlaczego i w jaki sposób ma być robione. 

Dlaczego delegowanie nie powinno być pierwszym krokiem?

Na przykład: wyobraź sobie, że przekazujesz komuś obsługę skrzynki e-mail. Jeśli nie określisz, jakie wiadomości są ważne, które wymagają odpowiedzi, które można odłożyć i gdzie zapisywać kolejne zadania, druga osoba będzie musiała za każdym razem pytać Cię o decyzję. 

Formalnie – zadanie zostało zdelegowane. W praktyce jesteś nadal jego wąskim gardłem. 

Dlatego dobra kolejność wygląda raczej tak:

diagnoza → uporządkowanie → opis procesu → delegowanie → ewentualna automatyzacja. 

Właśnie dlatego rekomenduję diagnozę jako pierwszy krok współpracy. Pozwala ona określić, co rzeczywiście wymaga uporządkowania i jakie wsparcie będzie najbardziej odpowiednie. 

Co zrobić, jeśli wynik kalkulatora Cię zaskoczy?

Możliwe, że po wpisaniu danych zobaczysz, że kilka pozornie drobnych zadań zabiera Ci miesięcznie wiele godzin. Nie traktuj tego jednak jako wyrzutów sumienia. Potraktuj to jako informację, bo właśnie po to robisz audyt. 

Zamiast myśleć: “Nie wyrabiam się, muszę lepiej zarządzać czasem”, możesz dojść do znacznie bardziej konkretnego wniosku: “Te trzy zadania zabierają mi najwięcej czasu i nie wymagają mojej osobistej pracy”. To już jest decyzja, którą możesz podjąć. 

Możesz jedno z zadań usunąć, drugie uprościć, trzecie przekazać komuś innemu. 

W ten właśnie sposób audyt przestaje być analizą dla samej analizy i staje się narzędziem do odzyskiwania czasu. 

Brak czasu na rozwój firmy? Zacznij od policzenia gdzie on znika.

Być może próbujesz rozwiązać problem braku czasu poprzez lepsze planowanie. Kolejną aplikację lub kolejny kalendarz. Nową listę zadań, albo metodę produktywności. Czasami to pomaga, ale jeśli problemem jest nadmiar zadań, których wcale nie powinieneś/powinnaś wykonywać osobiście, lepsze planowanie nie rozwiąże problemu. 

Dlatego zacznij od audytu. Spisz zadania, zmierz ich częstotliwość i czas. Sprawdź, czy naprawdę musisz je wykonywać samodzielnie. Następnie policz ich koszt. Możesz zrobić to ręcznie, albo skorzystać z mojego Kalkulatora utraconego czasu.

Dopiero wtedy zdecyduj, co usunąć, uprościć, zautomatyzować i delegować. 

Wiesz już, gdzie tracisz czas. Co dalej?

Jeżeli po wykonaniu audytu okaże się, że największym problemem są zadania administracyjne, organizacyjne lub techniczne, nie musisz od razu szukać pracownika. Możesz zacząć od konkretnego obszaru. 

Po swojej stronie oferuję zarówno jednorazowe przeglądy organizacji pracy, jak i wsparcie przy gotowych do delegowania zadaniach w formie pakietów godzinowych. Zakres współpracy jest dopasowywany do tego, co ma zostać przejęte i jak często potrzebujesz wsparcia. To rozwiązanie może być szczególnie interesujące dla tych z Was, którzy nie potrzebują kolejnej osoby “do wszystkiego”, tylko chcą oddać komuś konkretne elementy zaplecza firmy.

Umów bezpłatna konsutlację 

FAQ: Audyt procesów w małej firmie

Co to jest audyt procesów w małej firmie?

Audyt procesów to analiza sposobu wykonywania codziennych zadań w firmie. Jego celem jest znalezienie czynności czasochłonnych, powtarzalnych, zbędnych lub powodujących opóźnienia. Na podstawie audytu można zdecydować, co usunąć, uprościć, automatyzować albo delegować. 

Jak znaleźć zadanie, któe zabierają najwięcej czasu?

Najprościej przez kilka dni zapisywać wykonywane zadania, ich częstotliwość i czas potrzebny na realizację. Następnie warto spojrzeć na te czynności w skali miesiąca. Zadanie trwające kilka minut może okazać się dużym obciążeniem. Jeśli powtarza się kilkadziesiąt razy.

Czy wszystkie zadania administracyjne warto delegować?

Nie. Najpierw warto sprawdzić, czy dane zadanie jest potrzebne i czy można je uprościć lub zautomatyzować. Delegowanie ma największy sens wtedy, gdy czynność musi być wykonana, ale nie wymaga Twoich kompetencji ani osobistego zaangażowania. 

Kiedy warto skorzystać z pomocy wirtualnej asystentki?

Warto rozważyć takie wsparcie, gdy bieżąca administracja, organizacja lub zadania techniczne regularnie zabierają czas potrzebny na pracę z klientami i rozwój formy. Dobrym momentem jest również sytuacja, w której wiesz już, jakie zadania chcesz przekazać, ale nie masz czasu, żeby się nimi zajmować. 

Czy automatyzacja może rozwiązać problem braku czasu?

Może ograniczyć część ręcznej pracy, ale nie zawsze rozwiązuje problem. Przed automatyzacją warto uporządkować proces i sprawdzić, czy dana czynność jest w ogóle potrzebna. Dopiero potem warto szukać sposobu na automatyzację. 

Co zrobić, jeśli po audycie okazuje się, że mam za dużo zadań do delegowania?

Nie próbuj przekazywać wszystkiego jednocześnie. Wybierz zadania, które zabierają najwięcej czasu, są powtarzalne i nie wymagają Twojej wiedzy eksperckiej. Od nich warto zacząć. 

Podsumowanie

Brak czasu na rozwój firmy nie zawsze wynika z tego, że masz zbyt wielu klientów, albo za dużo pracy. Czasami problem jest znacznie prostszy. Możesz go znaleźć np. w skrzynce e-mailowej, w dokumentach, w fakturach, w aktualizacjach na stronie, w newsletterze czy też w pilnowaniu terminów. W dziesiątkach drobnych zadań, które każdego dnia wydają się zbyt małe, żeby się nimi przejmować. Dlatego, zanim zaczniesz szukać kolejnej metody produktywności, zrób audyt własnego czasu. Sprawdź, co robisz, jak często to robisz, ile czasu Ci to zajmuje i przede wszystkim – czy to naprawdę musisz Ty.
Następnie policz koszt. Kalkulator utraconego czasu pomoże Ci zobaczyć ten problem w konkretnych liczbach.
A kiedy już wiesz, gdzie znika Twój czas możesz podjąć konkretną decyzję: usunąć, uprościć, zautomatyzować albo delegować.

Bo celem nie jest to, żeby zrobić więcej. Celem jest odzyskanie czasu na to, co naprawdę powinno być Twoją pracą.